Portalul tuturor contabililor din Romania

AUDIT - Dosarul permanent

Dosarul permanent

Unele informatii si documente primite sau analizate în cursul diferitelor etape ale misiunii pot fi folosite pe toata durata mandatului. Ele nu au deci nevoie să fie cercetate in fiecare an. Clasarea lor într-un dosar separat, dosarul permanent, permite utilizarea lor ulterioară după aducerea sa la zi.

Dosarul permanent permite deci evitarea repetarii în fiecare an a unor lucrari si transmiterea de la un exercitiu la altul a elementelor de cunoastere a întreprinderii.

            Elementele caracteristice continute de dosarul permanent sunt:

            -fisa de prezentare

            -scurt istoric al intreprinderii

            -organigrame

            -persoanele care angajeaza intreprinderea

            -situatiile financiare ale ultimelor exercitii

                -note asupra organizarii sectorului de activitate, productie etc.

                -note asupra statutului

            -procese verbale ale CA si AG

            -lista actionarilor sau asociatilor

            -structura grupului

            -contracte, asigurari

            Dosarul permanent se organizeaza in sectiuni (parti) care usureaza clasarea documentelor si consultarea lor. Fiecare sectiune poate fi materializata printr-un despartitor comportand un sumar al continutului. Tinerea la zi se efectueaza pe sumar, indicand data introducerii documentului.

            Dosarul permanent se subdivide in 7 sectiuni pentru a facilita lectura si controlul din partea organismului profesional, dupa cumurmeaza:

            -PA (dosarul permanent, Sectiunea A) intitulata “Generalităţi" cuprinde documente precum: fisa de prezentare a clientului, istoric, organizarea generala, documentatii despre client (brosuri, extrase din presa etc.), fisa de acceptare si de mentinere a misiunii etc.

            -PB (dosarul permanent, Sectiunea B) intitulata „Documente privind controlul intern" care cuprinde: rapoarte asupra controlului intern (interne ale intreprinderii., efectuate de alti experti si intocmite de auditor), sinteze privind aprecierea (evaluarea) controluluii intern etc.

            -PC (dosarul permanent, Sectiunea C) intitulata „Situatii financiare si rapoarte privind exercitiile precedente" contine: situatiile financiare ale exercitiilor precedente, raportari intermediare, programele de control din exercitiile precedente, rapoartele de audit, rapoarte speciale si alte rapoarte privind exercitiile precedente.

            -PD (dosarul permanent, Sectiunea D) intitulata „Analize permanente" cuprinde diverse lucrari de analiza clasate pe elemente ale situatiilor financiare.

            -PE (dosarul permanent, Sectiunea E) intitulat „Fiscal si social" conţine declaratii fiscale si alte aspecte fiscale ale întreprinderii, precum si aspecte sociale (contracte colective, contracte sociale) etc.

            -PF (dosarul permanent, Sectiunea F) intitulat „Juridice" conţine documente referitoare la contracte principale, conventii, lista asociatilor, extrase din procese verbale ale AGA sau CA, extrase din actele constitutive ale întreprinderii etc.

            -PG (dosarul permanent, Sectiunea G) intitulat „Intervenanti externi" care conţine documente referitoare la alti auditori ai intreprinderii, avocatii intreprinderii, expertul contabil care asigura asistenta contabila si fiscala a intreprinderii etc.

Pentru a-si îndeplini rolul de informare, dosarul permanent trebuie:

            -ţinut la zi;

            -să fie eliminate informatiile perimate;

            -să nu conţină documentele voluminoase ale întreprinderii (ci numai extrasele necesare).

            De fiecare data cand se lucrează asupra unor posturi din situatiile financiare sau in alte domenii auditorul poate:

            -corecta data informatii privind subiectul respectiv se găsesc în dosarul permanent;

            -prevedea aducerea la zi a dosarului permanent.